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PROGRAMA PAFI

Apoyo al Fortalecimiento Institucional

Fortalezca su entidad pública con políticas y procesos adecuados y un sistema de medición/evaluación que permita la mejora continua, en un marco promotor del orden para una mayor eficacia y eficiencia

LA IMPORTANCIA DE POLÍTICAS, PROCESOS Y SISTEMAS DE MEDICIÓN DEFINIDOS Y DOCUMENTADOS

La calidad de los servicios públicos -y de vida- es directamente proporcional a la solidez y al desarrollo institucional de los gobiernos, principalmente municipales. Esto significa que si un gobierno posee un marco institucional, operativo y administrativo limitado, difícilmente puede brindar un desempeño aceptable que le permita satisfacer las necesidades de los ciudadanos y edificar un desarrollo urbano ordenado.

De aquí que el rol del gobierno y sus instituciones es crucial para garantizar la gobernabilidad necesaria para alcanzar un desarrollo sostenible, ante la realidad donde el tiempo y los recursos son escasos y la presión social es alta. La ineficiencia e ineficacia operativa del tiempo y recursos conlleva a costos sociales, políticos y financieros altos. Con este contexto, ¿Cuál es el ingrediente principal para contrarrestar lo anterior? El orden, el cual contribuye a generar certidumbre y permite cumplir con expectativas.

Pero ¿cómo lograr el orden, al tiempo de poseer una claridad de propósitos y responsabilidades? A través de la definición de políticas, procesos y mediciones que acoten la discrecionalidad y den certeza a la ejecución de los programas. Un gobierno u organización sin lo anterior está:

  • Sujeto a discrecionalidades e improvisaciones que generan costos múltiples.
  • Condenado a generar incertidumbre operativa y financiera.
  • Provocando desmoralización en el personal.
  • Ejecutando planes y programas con resultados limitados.
  • Disminuido en cuanto a su liderazgo.

Se trata entonces de tener certeza operativa y administrativa para fortalecer institucionalmente al gobierno o la organización, al tiempo de clarificar los “cómos” de actividades y procesos administrativos y operativos y luego medirlos. Para decirlo claro; se trata de desterrar a los organismos dependientes de “caudillos” para dar paso a la institucionalidad operativa.

Las políticas (o lineamientos), procesos y mediciones (o indicadores) están ya presentes en las organizaciones y gobiernos, pero usualmente no se encuentran alineados, son insuficientes y/o no están documentados. A lo anterior debe sumarse su alineación con planes y programas.

Por lo tanto darles armonía y sincronía, o confirmar que así lo están, debe ser una prioridad organizacional si es que se desean lograr los mejores resultados.

EL PROGRAMA PAFI (APOYO AL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL)

 Para atender de una manera ordenada y sincronizada la tenencia o mejora de políticas, procesos y sistema de medición/evaluación, en un contexto donde los riesgos son considerados, ICMA-LA desarrolló el Programa PAFI.

En términos más explícitos, el PAFI está enfocado en complementar el fortalecimiento de las instituciones mediante la documentación de políticas y lineamientos, la mejora de los procesos, la identificación de riesgos y la construcción de sistemas de medición y evaluación, todo con el fin de potencializar los programas gubernamentales.  Es sin duda la herramienta idónea y única en su tipo que ayuda al gobierno (subnacional y municipal) y organizaciones públicas a ejecutar operaciones eficientes y efectivas enfocadas en resultados. 

EJECUCIÓN DEL PROGRAMA PAFI

El PAFI se enfoca de manera prioritaria, pero no limitativa, en cuatro áreas medulares de la administración pública las cuales son:

         • Finanzas              • Recursos Humanos

         • Planeación            • Administración del Marco Legal

Para lograr los propósitos del programa, los trabajos en estas áreas se ejecutan en las siguientes etapas:

-       Etapa de definición y documentación de políticas

-       Etapa de revisión y mapeo de procesos

-  Etapa de análisis e identificación de riesgos operativos e institucionales

-       Etapa de elaboración y/o consolidación del sistema de medición/evaluación 

ETAPA DE DEFINICIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE POLÍTICAS

Esta etapa, en términos prácticos, significa poner en manuales o documentos los lineamientos y políticas operativas aplicadas y/o deseadas para la adecuada operación de una organización.

La definición de lineamientos acota la discrecionalidad, conllevando a un ambiente de certidumbre. Los lineamientos pueden ser de distinto formato y usualmente se circunscriben a principios, políticas y parámetros.

Bajo este contexto e iniciando con la realización de un taller especializado, en la presente etapa de elaboración y/o reforzamiento de manuales se tiene como objetivo elaborar tales documentos para las áreas clave de la administración pública previamente acordadas.

En estas áreas se atienden temas puntuales y se formalizan e inventarían las prácticas normativas actualmente en aplicación y se enriquece con aquellos principios, políticas y parámetros que se considera son deseables implementar para atender las áreas de mejora. Todo lo anterior bajo un orden de secuencia que brinde una lógica operativa y administrativa al gobierno o a la organización.

ETAPA DE REVISIÓN Y MAPEO DE PROCESOS

Los procesos, al ser un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan alternativa o simultáneamente bajo un contexto con un fin determinado, deben ser sujetos de revisión constante para buscar mejorarlos o bien confirmar su buen diseño y ejecución.

Además, esta etapa se torna natural y complementaria a la de definición de las políticas porque al elaborarlas o revisarlas, puede haber un impacto en los procesos relacionados.

De esta forma, la revisión y mapeo de procesos se hace en las áreas donde se definieron formalmente las políticas considerando siempre los siguientes principios:

 a)    Se presta atención a los procesos claves dentro de cada área, con la finalidad de mejorar los productos y/o servicios que se ofrecen a los “clientes” internos (colegas u otros departamentos dentro de la organización) y/o externos (ciudadanos).

b)    Aunque todos los procesos pueden ser sujeto de revisión y mapeo, se llevan a cabo los trabajos correspondientes en aquellos que se consideran prioritarios. Los restantes se refuerzan o se realiza una tarea de revisión y mapeo en etapas subsecuentes.

Los ajustes y/o mejoras a los procesos se ven reflejados en la renovación de los procedimientos que le componen, los cuales se incluyen en los manuales a elaborar y donde se documentan las políticas.

ETAPA DE ANÁLISIS E IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS OPERATIVOS E INSTITUCIONALES.

El riesgo es un factor que está presente en toda actividad humana y por lo tanto en su entorno de acción. Los procesos operativos/administrativos no son una excepción en la existencia de dichos riesgos, sino todo lo contrario, ya que se vuelven parte de la actividad humana y por lo tanto existe un inevitable margen de error, pudiendo ocasionar riesgos y estos a su vez situaciones de adversidad de diferentes magnitudes e impactos.

Es por esto que se vuelve de crucial importancia para la operación de un gobierno municipal o de cualquier institución contar con herramientas que ayuden a identificar, evaluar, priorizar e impulsar o detonar acciones que busquen reducir o acotar aquellos riesgos inherentes a los procesos operativos/administrativos y que intervienen en la prestación de un servicio, o bien en la construcción y uso de la infraestructura pública.

Por lo anterior, ICMA-LA dentro de su modelo del programa PAFI, establece como parte crucial de la herramienta la etapa de análisis de riesgos operativos e institucionales, misma que buscan implantar una cultura de prevención y análisis de riesgos, desde el diseño, evaluación, prestación o construcción tanto de los servicios públicos como en la infraestructura pública. Esto con el fin de promover la cultura de prevención desde los gobiernos hacia la comunidad. 

Las actividades a desarrollar durante esta etapa son las siguientes;

  1. Taller sobre análisis y manejo de riesgos
  2. Diseño de plan  para prevención y administración de riesgos
  3. Elaboración de indicadores  para seguimiento del plan

ETAPA DE ELABORACIÓN O CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA DE MEDICIÓN/EVALUACIÓN

Con la elaboración o actualización de los manuales de políticas y/o revisados los procesos, es pertinente asegurarse que se cuenta con un sistema de medición / Evaluación. Esto con el objetivo de medir la ejecución de las políticas y los programas que regula para después poder evaluar la operación, lo que conllevará a la toma de decisiones para mejorar el desempeño de la organización.

Sin una medición y evaluación del desempeño efectiva, una organización carece de instrumentos que le permiten visualizar el futuro –recogido en un plan-.

Operar bajo un escenario carente de sistemas de medición/evaluación, contribuye a la generación de mayores desafíos en lugar de soluciones.

La medición y evaluación del desempeño no es una tarea fácil. Es un esfuerzo que requiere tiempo y más de un período de gobierno o administración para concretarse. Asimismo, se constituye como un proceso objetivo y sistemático para la recolección, el análisis y la utilización de la información con el fin de determinar cuán eficiente y eficazmente se cumplen los objetivos de las organizaciones.

Las actividades a desarrollar durante esta etapa son las siguientes;

a)    Taller de inducción al tema de medición y evaluación del desempeño (para los gobiernos municipales se agrega la presentación del Programa SINDES), con la finalidad de que los involucrados en esta herramienta conozcan los conceptos sobre la medición del desempeño y los indicadores.

b)    Apoyo en la generación y revisión de indicadores asociados a planes y programa para un mejor enfoque. Lo anterior siguiendo una metodología específica ya probada.

c)    Aplicación de un plan de seguimiento para la consolidación del sistema de medición/ evaluación. En otras palabras, comprobar  y reforzar que lo aprendido está siendo debidamente aplicado para beneficio del gobierno o la organización pública.

d)  Elaboración de un manual-base que contiene las reglas y los elementos mínimos que deben respetarse para una operación institucional del sistema de medición/evaluación.

BENEFICIOS

ü  Heredará a administraciones futuras una entidad institucionalmente más sólidacon tres herramientas claves; manuales, procesos revisados y sistema de medición.

ü  La existencia de estos manuales y su aplicación contribuirán al orden y certidumbre en la operación del gobierno municipal.

ü    Se enriquece e acervo documental y normativo.

ü    Procesos actualizados, mapeados, documentados y en concordancia con las políticas.

ü    El gobierno municipal contará con una metodología solida para el análisis, identificación y acotamiento de los riesgos operativos/administrativos de sus procesos, especialmente en aquellos que intervienen en la prestación de servicios y la construcción y mantenimiento de infraestructura pública.

ü  Indicadores diseñados para el plan principal de la organización y sus programas primarios, los cuales facilitan la elaboración del Informe Anual de resultados, pues se poseerá información ordenada y confiable al momento de requerirse.

ü    Poseerá un sistema de medición básico, confiable y sólido.

ü    Poseerá un manual para operar su sistema de medición.

ü   El PAFI es ideal cuando participa un grupo de  municipios de una misma región, pues la colaboración entre pares facilitan los avances y logros.

OPCIONES Y COSTOS 

El PAFI está diseñado para aplicarse a instituciones de los órdenes de gobierno municipal y estatal, aunque las áreas en las que se trabajan varían. A continuación se describe lo anterior;

TIPO DE INSTITUCIÓN U ORGANISMO ÁREAS RECOMENDADAS DE INICIO
Gobierno Municipal Finanzas, Recursos Humanos, Planeación y Marco Legal
Empresa Paramunicipal u Organismo Municipal Finanzas, Recursos Humanos y Planeación
Gobierno Estatal / Provincial / Regional Finanzas y Recursos Humanos
Empresa Paraestatal u Organismo Estatal / Provincial Finanzas, Recursos Humanos y Planeación

Debido a la diferenciación de las cargas de trabajo, los costos varían.  Otra razón de esta variación es porque la aplicación del PAFI puede también realizarse bajo una mezcla distinta de áreas a la mostrada en la tabla (obras públicas, oficialía mayor, etc.) o bien realizar una o dos de las tres etapas que componen el PAFI.

DESCARGAS:

Folder del Programa PAFI

Panfleto/Flyer del Programa PAFI

Para más información del PAFI y/o una cotización puntual por favor escriba a informes@icmaml.org  o llame al +52 (33) 3126-5690, en Zapopan, Estado de Jalisco, México, o visite www.icmaml.org