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Software SAMED-SAPOAS

Sistema de Administración para la Medición del
Desempeño y Programas Operativos Anuales (POAs)

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LA MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO Y SU VINCULACIÓN CON POAS

Todo proceso adecuado de elaboración y ejecución de un plan debe considerar no solamente el contenido del mismo y su desglose en los Planes Operativos Anuales (POAs), sino también la ejecución y medición de su contenido. En este sentido, no basta con incluir metas, parámetros, tiempos y responsables; es necesario sincronizar estos elementos a través de un sistema de evaluación del desempeño conformado por metas e indicadores enfocados en el plan y en las acciones operativas y administrativas de un gobierno y sus dependencias.

La medición del desempeño es una herramienta indispensable para realizar los ajustes necesarios que permitan corregir la trayectoria institucional, alentando el cumplimiento de las expectativas recogidas en los planes de trabajo (POAs) o estratégicos (por ejemplo; Plan de Desarrollo -PD). En otras palabras, permite conocer si los esfuerzos actuales permitirán arribar al destino propuesto y nos guían sobre los ajustes que deben realizarse tomando las decisiones correspondientes.

Pero si bien la evaluación del desempeño es de suma importancia dentro de un plan, no está blindada ante uno de los errores más comunes en la administración pública: la desvinculación entre el sistema de evaluación o medición con el PD y POAs. Las consecuencias de lo anterior son muchas pero destaca una; los mecanismos de seguimiento de POAs están enfocados exclusivamente al gasto presupuestal sobre dicha línea de acción lo que excluye un seguimiento integral de la actividad y más aún del PD.

Otro mensaje transformado en pregunta que forzosamente debe ser contestada ¿hacia dónde va el gobierno o la organización con las actividades planeadas y programadas?

En los últimos años gobiernos y organismos públicos mexicanos y latinoamericanos han venido desarrollando su sistema de medición y evaluación debido, entre otros factores, al nuevo marco legal que obliga a ello. No obstante lo logrado, el sistema requiere de revisión, ajuste y/o adecuación que le permita sincronizarse con el nuevo plan (cuando lo haya), con un plan modificado o por la realidad presente.

AGREGANDO HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS A LA MEDICIÓN Y A POAs

Muchos gobiernos e instancias públicas han optado por implementar programas informáticos en su sistema de medición/evaluación y/o en su manejo de POAs para que les apoyen en la administración, manejo y procesamiento de datos e información relativa.

Las opciones de dichos programas informáticos en lo general pueden identificarse en dos; a) el desarrollo de formularios o formatos en programa Excel y b) desarrollo de programa informático (software) diseñado especialmente para la ocasión. Ambas opciones son útiles para almacenar, organizar y procesar datos que conlleven a generar y visualizar resultados mismos que serán utilizados para tomar decisiones.

Sin embargo, cada una de las opciones posee mayor utilidad según las características del gobierno/organización y la cantidad de datos e información a manejar. Por ejemplo, el uso de Excel es recomendable para un sistema de medición/evaluación y POAs que no poseen muchos indicadores o para un gobierno/organización de tamaño pequeño e incluso mediano.

En contraparte, el uso del programa informático es mayormente viable cuando la cantidad de datos e información es numerosa y además para cuando una gran cantidad de personas participan en el proceso de medición/evaluación y elaboración de POAs, pues el programa facilita que los participantes puedan alimentar directamente los datos y acceder a ellos.

Otro factor a considerar es el horizonte de desarrollo del sistema de medición/evaluación y la complejidad del marco conceptual de los POAs. Si para el mediano plazo el plan es incorporarle un mayor número de indicadores o POAs, entonces lo recomendable es implementar el programa informático.

Operar una institución pública sin un programa informático para la medición/evaluación del desempeño y el manejo de POAs, en cualquiera de sus opciones, puede ser poco conveniente, pues el desorden y pérdida de datos e información corre un alto riesgo. Además pueden generarse resultados erróneos lo cual conllevaría a tomar malas decisiones con consecuencias serias. 

EL SOFTWARE SAMED-SAPOAS

ICMA ha trabajado en POAs y medición/evaluación del desempeño desde hace décadas pues sus afiliados (administradores de ciudades, municipios y condados), los operan cotidianamente. Incluso para atender el tema de medición/evaluación creó el Centro para la Medición del Desempeño con sede en Washington DC, el cual opera desde 1994. Y en este esfuerzo se incluye el apoyo para desarrollar e implementar programas informáticos que faciliten el manejo de datos e información que alimentan a los indicadores y POAs.

En Latinoamérica, ICMA a través de su sede regional ICMA-Latinoamérica (ICMA-LA), ha desarrollado el programa informáticoSAMED-SAPOAS en base a su amplia experiencia con ambos temas (ver más en la sección perfil). 

El SAMED-SAPOAS es una solución informática que se adapta a las necesidades de los gobiernos municipales, estatales/provinciales y organismos públicos, para operar y administrar de una manera integral, amigable y segura los datos, información e indicadores que intervienen en la ejecución de un sistema de medición/evaluación en conjunto con los POAs.

  • El SAMED-SAPOAS es integral pues al operar/administrar sincronizadamente POAs e indicadores se asegura la vinculación obligatoria que debe existir entre ambas herramientas.
  • El SAMED-SAPOAS es amigable pues está desarrollado bajo una lógica que evita la complejidad conceptual de otros sistemas informáticos cuyos desarrolladores carecen de contacto directo con la cotidianeidad de las operaciones, la cual requiere de soluciones simples pero sólidas para atender las demandas internas y externas de información. Su interfaz o diseño es de fácil comprensión lo que inhibe resistencias entre empleados para su adopción (para visualizar la interfaz o diseño vaya a la sección Descargas).
  • El SAMED-SAPOAS es seguro dado que incluye todos los elementos necesarios de control para resguardar datos e información por parte de las personas adecuadas. 

SAMED-SAPOAS; JUNTOS O SEPARADOS

El SAMED-SAPOAS contiene dos módulos y pueden operar de maneraindividual o en conjunto, es decir, instalando únicamente uno de los dos, según la necesidad interna;

  • SAMED; programa informático para administrar el sistema de medición/evaluación.
  • SAPOAS; programa informático para administrar los Programas Operativos Anuales (POAs).

Al instalar ambos módulos, se vincula de manera nativa POAs e indicadores y sin necesidad de adecuar al programa informático que se tenga. En otras palabras, la relación entre los indicadores y POAs se hace de manera directa pues el programa no permite generar un POA sin los indicadores respectivos. 

Se recuerda que ambos módulos han sido diseñados para gobiernos municipales, estatales/provinciales y organismos públicos de cualquier naturaleza jurídica (centralizados, descentralizados, empresa pública, entre otros.)  

EL SAMED

El SAMED organiza, controla y procesa datos e informacióninvolucrada en la medición y evaluación del desempeño, además de estructurarla para una fácil lectura en el proceso de toma de decisiones.

El SAMED es un programa auto configurable que permite:

√         Administración de indicadores por área.

√         Administración de usuarios internos del sistema

√         Publicación de reporte de resultados.

√        Acceso rápido y seguro a los indicadores, sus fichas técnicas y resultados.

√         Vinculación con ligas de interés en materia de medición de desempeño.

√         Publicación de premios y reconocimientos otorgados a la organización.

√         Publicación automática de los indicadores más visitados o consultados por los usuarios.

√         entre otros beneficios.

También cuenta con registro de valores históricos de los indicadores definidos, así como la opción de seleccionar los años a graficar, la obtención ya sea del promedio y/o desviación estándar.

Además podrá exportar los datos fácilmente a formato de PDF.

El sistema cuenta con ventaja de poder ser instalado en cualquier servidor, así como publicarlo en la página Web/Internet de la organización. Para el caso mexicano, tal publicación contribuye a cumplir con lo estipulado en el artículo 6º constitucional.

Por otro lado, contiene un apartado de “contacto”, el cual sirve como de recopilación de comentarios y sugerencias. Esto contribuirá a mejorar la comunicación entre los generadores de información y los usuarios de la misma.

Con el SAMED se puede dar de alta el Plan de Desarrollo o Plan de Trabajo, así como vincular y/o generar los indicadores que ayudarán a dar seguimiento al cumplimiento de lo estipulado en el mismo.

El SAMED es altamente auto configurable, pudiéndose cambiar:

  • Logotipo/escudo del gobierno u organización.
  • Cambio de colores en encabezados de apartados, de acuerdo a colores institucionales del gobierno o de la organización.
  • Alta de fotos o documentos escaneados de premios y/o reconocimientos recibidos por parte del gobierno o de la organización.
  • Alta de usuarios internos con permisos restringidos según nivel de usuario. 

EL SAPOAS 

El SAPOAS proporciona una mayor claridad y orden en la formulación, administración y seguimiento de los Programas Operativos Anuales(POAs). Permite visualizarlos rápidamente en lo particular y en lo general, así como identificar avances o estancamientos.

El SAPOAS es también un programa informático auto configurable y ofrece los siguientes beneficios:

ü  Alta, seguimiento y administración de fondos.

ü   Ingresos propios.

ü   Transferencias presupuestales.

ü  Administración y control de techos presupuestales de los POAs por dependencia.

ü  Presupuesto de Inversión.

ü  Presupuesto de Gasto Corriente.

ü  Administración y control de los Proyectos que integran los POAs por dependencia.

ü  Vinculación con SAMED para ligar los indicadores de medición de desempeño con los POAs.

ü  Cumplimiento de la normatividad en material de Presupuesto y de POAs.

ü  Reportes de seguimiento, que contribuye a facilitar la elaboración de los informes y reportes.

Con el sistema SAPOAS  se podrá dar seguimiento a los POAs de cada una de las dependencias que lo integren, lo que facilita el orden, administración y seguimiento en la ejecución del presupuesto.

 Gracias al diseño y estructura del SAPOAS, éste puede ser utilizado también en el ejercicio de elaboración del presupuesto, ya que cada una de las dependencias o áreas  podrá dar de alta los proyectos anuales, mismos que el conjunto de proyectos formarán el POA de la dependencia.

Por lo anterior, el SAPOAS puede manejar un escenario inicial o aprobado y registrar la cantidad de movimientos realizados en los proyectos y por el POA.

De aquí que con el uso adecuado de los usuarios, permite evitar los sobregiros presupuestales.

SAPOAS garantiza que cada proyecto de los POAs esté vinculado con el Plan de la organización, además de establecer la población objetivo, el objetivo y fecha inicial y final de proyecto, así como el importe destinado para cada uno de los proyectos que integran el POA de cada dependencia.

Otros atributos adicionales del SAPOAS son los siguientes:

ü  Herramienta para elaboración del presupuesto de egresos.

ü  Elaborar, administrar y concentrar todos los POAs de cada una de las dependencias.

ü  Proyectos.

ü  Indicadores programáticos por proyecto.

ü  Vincular los indicadores del SAMED con los POAs de cada dependencia con el fin de evaluar los impactos  y/o resultados de los POAs.

ü  Confidencialidad y confianza de la información.

ü  Facilitar la elaboración de los informes, así como reportes de avance de los POAS.

SAPOAS está diseñado para poder vincularse al sistema financiero de la organización, esto con el fin de tener la actualización de datos financieros en línea. En efecto, con un costo adicional puede realizarse lo anterior, no obstante es necesario primero analizar si el sistema financiero tiene permisos para vincular bases de datos. 

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y HUMANOS

El software SAMED-SAPOAS es un programa que requiere de elementos básicos para operar y que están presentes en prácticamente cualquier departamento informático.

LO TÉCNICO

En el aspecto computacional se requiere de un servidor con:

  • Windows Server 2003 o 2008
  • Framework .NET 3.5
  • Redistribuible de Crystal Reports 11.5
  • Red Ethernet 100 mb. (en los equipos donde se quiera tener acceso al sistema), parte de la velocidad en la que opere el sistema dependerá de la red de la organización.
  • Visualización del servidor desde fuera, para la parte publica. Si la página de internet no se tiene hospedada en un servidor propio, se deberá de contratar un servicio como Dyndns para que se pueda ver el sistema desde fuera de la red.

LO HUMANO

Por otro lado también es requisito que  se asigne un área (dependencia) y personal responsable de administrar y operar él o los módulos instalados. Se recomienda sea el área de planeación, evaluación y/o finanzas, debido a su operación transversal dentro de la institución.

CAPACITACIÓN

Una vez instalado, configurado y probado el correcto y óptimo funcionamiento del o de ambos módulos se llevará a cabo la capacitación del personal que les administrará y operará. 

SOPORTE TÉCNICO

ICMA-LA brinda a través de sus especialistas informáticos el soporte técnico necesario hasta por tres meses, tiempo suficiente para la implementación correcta y completa del SAMED-SAPOAS. En este lapso de tiempo se instala el programa informático, se capacita al personal, se hacen las primeras pruebas de carga y procesamiento de datos para generar resultados y se deja instalado el programa.

De considerarse necesario un cuarto mes de soporte técnico,  la organización deberá pagar un cargo extra por servicio. Esta y otras especificaciones se citan en el contrato de servicios a firmar.

COSTOS

PRESUPUESTO DEL GOBIERNO U ORGANIZACIÓN

COSTO

SAMED

SAPOAS

SAMED-SAPOAS

Hasta 200 millones

Cotizar Cotizar Cotizar

De 201 a 1,000 millones

Cotizar

Cotizar Cotizar

1,000 a 5,000 millones

Cotizar

Cotizar

Cotizar

Arriba de 5,000 millones Cotizar Cotizar

Cotizar

*Todas las cifras son en pesos mexicanos

Notas

  • Precios en pesos mexicanos más IVA. Los precios son aplicables para México. Para otros países latinoamericanos se realiza cotización independiente.
  • Viaje de los técnicos para instalar el programa.
  • Capacitación al personal correspondiente.
  • Manual de Usuario.
  • Póliza de soporte por 3 meses con opción de extender el plazo, así como acceso a la mejora continua del sistema.

DESCARGAS 

–      Folleto Software SAMED-SAPOAS

–      Panfleto (flyer) Software SAMED-SAPOAS

–      Descripción gráfica Software SAMED-SAPOAS

 

Pulse aquí para ver el DEMO