INVENTARIO DE LA CAPACIDAD INSTITUCIONAL (ICAPI ©)

Conozca con precisión la capacidad institucional del gobierno municipal o estatal reflejado en políticas, parámetros y principios que deben existir


CONOCER PARA FORTALECER


Los complejos desafíos que enfrentan cotidianamente las comunidades requieren de acciones y programas gubernamentales que transciendan en el tiempo y que sean desplegados en un marco de institucionalidad. En otros términos, se podría afirmar que la continuidad y la constancia son factores imprescindibles para conseguir los objetivos planteados por las administraciones públicas.


Las instituciones fuertes se sostienen en una base de principios, políticas y parámetros establecidos a través de documentos formales, ordenados y bajo reglas claras. En este sentido, cualquier acción o programa emprendida por un gobierno requiere de una apropiada plataforma institucional. El conocimiento de esta base impulsará la administración y operación efectiva de los recursos gubernamentales – frecuentemente limitados-.


Bajo estas premisas, si la base de la capacidad institucional no es conocida, los resultados de la gestión gubernamental pueden ser limitados o tener una vida útil limitada y no será posible identificar aquellos rubros donde existen áreas de oportunidad que tienen efectos nocivos para una administración de gobierno y, consecuentemente, para el futuro de toda una comunidad


La operación y administración de un gobierno no es simplemente realizar actividades y acciones para “sortear” el presente y saldar los compromisos. Se trata, sin duda, de continuar el fortalecimiento institucional que permitirá enfrentar los desafíos colectivos del presente y del futuro. Conocer la capacidad institucional es el mejor inicio para fijar un rumbo claro de trabajo, esfuerzos y en un plazo determinado.


INVENTARIO DE LA CAPACIDAD INSTITUCIONAL – ICAPI


ICMA-ML ofrece el ICAPI (Inventario de Capacidad Institucional), un valioso instrumento que permite conocer con precisión el registro de la base institucional del gobierno reflejado en políticas, parámetros y principios que deben existir.


Basado en la metodología del Programa REFIM© de ICMA (aplicable únicamente para municipios), el ICAPI ofrece, bajo diferentes modalidades (ver siguiente tabla), una fotografía institucional actualizada de la capacidad del gobierno en cuatro áreas básicas de la administración pública:

  • Finanzas 
  • Planeación
  • Recursos Humanos
  • Administración del Marco Legal

El ICAPI puede incluir áreas operativas adicionales, por ejemplo:

  • Desarrollo urbano
  • Participación Ciudadana 
  • Servicios públicos
  • Seguridad pública, etcétera
 
 

Con su metodología única y avalada por la experiencia de ICMA de más de 100 años, el ICAPI revisa y registra los principios, políticas y parámetros (PPP) que, establecidas en guías, manuales o reglamentos, deben existir en las áreas para conducir la gestión gubernamental.


La definición de estos PPP ha sido el resultado de reunir y adaptar para Latinoamérica, el trabajo cotidiano de los miles de administradores profesionales de ciudades afiliados a ICMA, transformándolos en elementos institucionales necesarios para la buena operación y administración de un gobierno.

 
 
 

Con su metodología única y avalada por la experiencia de ICMA de más de 100 años, el ICAPI revisa y registra los principios, políticas y parámetros (PPP) que, establecidas en guías, manuales o reglamentos, deben existir en las áreas para conducir la gestión gubernamental.


La definición de estos PPP ha sido el resultado de reunir y adaptar para Latinoamérica, el trabajo cotidiano de los miles de administradores profesionales de ciudades afiliados a ICMA, transformándolos en elementos institucionales necesarios para la buena operación y administración de un gobierno.


EL PORQUÉ PARTICIPAR EN EL ICAPI


El Programa ICAPI está diseñado para aquellos gobiernos municipales o estatales que desean un diagnóstico rápido, sencillo y confiable de su base normativa e institucional en sus áreas operativas y administrativas. Aunque puede ser realizado en cualquier momento del período de gobierno, por sus características es altamente recomendable para:


  1. Gobiernos que recién inician su gestión; los resultados son una guía de trabajo para el resto del período de gobierno en materia de fortalecimiento institucional. El gobierno electo o nuevo gobierno conoce el estado de la capacidad institucional que le fue heredada.


  1. Gobiernos que terminan su gestión; los resultados permiten conocer los logros y avances obtenidos en fortalecimiento institucional y hereda al gobierno entrante un inventario confiable de políticas, parámetros y principios.


Otro punto por destacar es que el ICAPI se ubica en una etapa anterior a la certificación de procesos. Si no existen bases sólidas, la estructura podrá carecer de fortaleza y cualquier proceso de mejora, aún certificado, será de alcance limitado. 


EL INVENTARIO


Como se citó anteriormente, la implementación del ICAPI consiste en la revisión e inventario de los PPP que deben existir en las áreas gubernamentales. Estos PPP son solicitados al gobierno participante para identificar las existentes y las faltantes.


Los PPP se agrupan en Variables y estas a su vez en Rubros y como cada área posee sus propias características operativas y administrativas entonces el número de PPP, y por lo tanto de Variables y Rubros, varía. Dicha variación puede observarse en los siguientes cuadros;


ÁREAS BÁSICAS Y SUS RUBROS


En seguida el desglose de lo que se inventaría en cada una de las áreas básicas:


 
 
 
 

Las áreas operativas como Desarrollo Urbano, Servicios Públicos, Desarrollo Social y Seguridad Pública poseen igualmente sus propios Rubros y por lo tanto su propio número de Variables y PPP, tal como se muestra en seguida. 


ÁREAS OPERATIVAS Y SUS RUBROS

 
 
 
 

Es preciso señalar que para cada área operativa se evalúan seis rubros adicionales a los citados y que se denominan transversales, los cuales son;

 
 
 
 

EL PROGRAMA DE TRABAJO


La aplicación del ICAPI consiste en la visita de especialistas de ICMA, quienes sostendrán reuniones con los responsables de las áreas que serán diagnosticadas y/o inventariadas en sus principios, políticas y parámetros.


Previo a la visita de los especialistas y una vez confirmada la participación en el ICAPI, se remite al gobierno participante (a través de un coordinador nombrado para el ejercicio) el instructivo del proceso que detalla las fases del programa y un manual de diagnóstico que explica a los responsables de cada área cómo identificar la información requerida.


Posteriormente, y bajo la metodología establecida por el ICAPI, las entrevistas se realizan siguiendo una guía de revisión. A los funcionarios participantes se les solicitará evidencias de la existencia de principios, políticas o parámetros señalados por la guía. Cabe señalar que NO basta indicar con un “SI” o un “NO” la existencia de tales requerimientos, pues cuando se responde con un “SÍ” será necesario mostrar la evidencia documental correspondiente.


La experiencia ilustra que el tiempo requerido por área para realizar las entrevistas es el siguiente:

 
 
 
 

En caso de que se aplicase el ICAPI a las áreas básicas y a algunas operativas, una agenda de trabajo genérica es la siguiente;


  1. Primer día; Finanzas y Administración del Marco Legal
  2. Segundo día; Recursos Humanos y Planeación
  3. Tercer día; Área operativa 1 y Área operativa 2
  4. Y así sucesivamente

Una vez obtenida la información, personal de ICMA-ML elaborará el reporte del ICAPI, que deberá ser entregado en un plazo no mayor a un mes y medio a partir de la fecha de la visita. El reporte detalla la existencia o no de los principios, parámetros y políticas. Con base en los resultados, el gobierno define su programa de trabajo para mejorar la institucionalización de las áreas respectivas.


Por otra parte, una opción exclusiva para las autoridades municipales es la inscripción en el Programa REFIM© (un programa de fortalecimiento institucional que requiere de tiempo y seguimiento) o bien optar por una asesoría especializada respecto del área que el gobierno desee fortalecer institucionalmente.


LOS BENEFICIOS


  • Ofrece un inventario actualizado del nivel de fortalecimiento institucional gubernamental en el aspecto normativo y reglamentario.
  • Define con certeza las iniciativas de reforma que deben realizarse a los reglamentos, a las guías y a los manuales existentes.
  • Ayuda a identificar las áreas y procesos que son vulnerables a la discrecionalidad y a una toma de decisiones unilateral.
  • El ICAPI vincula al programa REFIM, cuyo objetivo es fortalecer de manera continua y de largo plazo la estructura institucional.
  • Evaluación de una instancia (ICMA-ML) que cuenta con el respaldo de ICMA, quien durante más de 100 años ha sido precursora de la administración profesional en gobiernos locales.


LOS COSTOS


El costo del ICAPI está definido en base a la modalidad seleccionada. Ver siguiente tabla:

 
 
 
 

Todos los costos son más IVA, en pesos mexicanos y son ilustrativos. Para un costo exacto favor de contactarnos. El costo incluye:

  1. Honorarios de dos especialistas de ICMA-ML para la visita y elaboración del reporte.
  2. Elaboración del reporte ICAPI.
  3. Envío del reporte impreso.
  4. Gastos de viaje, alimentación y hospedaje de los especialistas de ICMA-ML.


Notas:

  1. En caso de que las autoridades deseen una presentación in-situ de los resultados, el costo de viaje es cubierto por el contratante.
  2. Los costos ya incluyen un descuento por parte de ICMA-ML que es aplicable a autoridades locales cuando utilicen sus propios fondos.


PASOS PARA PARTICIPAR EN ICAPI


  1. Gobierno municipal aclara sus dudas sobre ICAPI.
  2. Gobierno municipal define en que áreas ICAPI desea participar (cuatro, ocho, algunas o una) y solicita a ICMA-ML propuesta de participación.
  3. ICMA-ML elabora y remite propuesta con detalles, tiempos y costo.
  4. Gobierno municipal analiza propuesta y decide en consecuencia.
  5. Se elabora / firma contrato y se van entregando materiales.
  6. Comienza proceso de participación.


MÁS INFORMACIÓN


Para más información puede escribir a la dirección electrónica informes@icmaml.org o comunicarse telefónicamente a +52 (33) 3126-5690


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