SED

"Profesionalizando organizaciones para generar comunidades sostenibles"

FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO (SED)

Midiendo y evaluando los resultados de forma sostenible y confiable a través de indicadores sólidos

LA IMPORTANCIA DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

En muchos gobiernos, Congresos y organismos públicos se trabaja intensamente para brindar los servicios o productos de calidad que demanda la sociedad. Sin embargo y a pesar de los esfuerzos, se continúa observando que los mismos generan resultados limitados, difíciles de entender y consecuentemente, de poco valor para tomar decisiones y resolver los retos.

Un primer acercamiento, comúnmente nos indica que el Sistema de Evaluación del Desempeño (SED) no es el adecuado porque no refleja la realidad de la situación, no vincula los recursos y los datos para ofrecer información confiable y útil tanto a la estructura gubernamental o pública como a los ciudadanos.

Los SED, cuyo componente principal son los indicadores, son herramientas indispensables en toda organización al respaldar los ajustes necesarios que permitirán cumplir con las expectativas planteadas. Como esfuerzo que requiere de tiempo para concretarse, la implementación y operación de un SED no es una tarea fácil. De hecho muchas veces se despliega en un marco conceptual y operativo poco adecuado.

Medir y evaluar el desempeño no se limita exclusivamente a obtener datos, procesarlos, compararlos y publicar los resultados. Para su implementación se requiere de una estructura humana capacitada, de una comunicación interdepartamental eficiente, materiales apropiados, trabajo en equipo, indicadores confiables, programas informáticos (software o Excel) ajustados a las necesidades y reglas claras.

Operar una institución pública sin un SED sólido es poco conveniente. Asimismo, tomar decisiones con base a un SED mal diseñado puede alejar a la institución del rumbo deseado.

En los últimos años los SED han sido adoptados en el sector público latinoamericano como una herramienta que impulsa la evaluación de sus actividades cotidianas y sus proyectos de largo plazo. En México por ejemplo, el artículo 6º. Constitucional obliga a gobiernos y entidades públicas a desarrollar y transparentar sus indicadores desde julio de 2009. La migración al Presupuesto Basado en Resultados (PbR) y la armonización contable son otras razones de su adopción, además y para el caso de México, está también la Ley de Disciplina Financiera para Entidades Federativas y Municipios.

EXPERIENCIA DE ICMA-ML EN SED

ICMA ha trabajado los temas de medición/evaluación del desempeño desde hace décadas pues sus afiliados (administradores de ciudades, municipios y condados –City Managers-), los operan cotidianamente. Incluso para atender el tema de medición/evaluación creó el Centro para la Medición del Desempeño con sede en Washington DC, el cual opera desde 1994. En este esfuerzo se incluye el apoyo para desarrollar e implementar programas informáticos que faciliten el manejo de datos e información que alimentan a los sistemas de medición/evaluación.

En Latinoamérica, ICMA a través de su sede regional ICMA-México/Latinoamérica (ICMA-ML), ha desarrollado por casi dos décadas y conjuntamente con gobiernos municipales, estatales y entidades públicas mexicanas sus respectivos SED. Algunos casos son los municipios de Puebla, León, Monterrey, Guadalajara, Zapopan y Ensenada. Con gobiernos estatales los ejemplos son Querétaro, Guerrero, Campeche, Jalisco y Morelos. También ha trabajado con entidades públicas como las Auditorías Superiores de Coahuila y de Campeche.

Igualmente ha generado iniciativas de medición/evaluación como el Programa SINDES, Programa SEDEMSI (Sinaloa) y otros más. Para más información de la experiencia de ICMA-ML haga clic aquí.

FORTALECIENDO EL SED

Para aquellos gobiernos y entidades públicas cuyo SED ofrece resultados limitados o que consideran debe ser actualizado, ICMA-ML ofrece el Programa de Fortalecimiento del Sistema de Evaluación del Desempeño (SED).

Su objetivo es que se cuente con una sólida herramienta que permita a la organización permanecer enfocada en lo determinado en el plan institucional y generar información de valor para la toma de decisiones.

Para lograr el objetivo se llevan a cabo todas, algunas o una de las siguientes actividades:

Aplicación de Diagnóstico SINDES©, para identificar fortalezas y debilidades del SED y definir alcances.
Reuniones de trabajo presenciales para definir SED y estructura de indicadores (Plan de Gobierno o Institucional, PbR).
Taller de capacitación.
Actualización o desarrollo de indicadores.
Generación de manuales o guías necesarias.
Elaboración de formulario Excel para procesar indicadores.
Elaboración de fichas técnicas de indicadores.
Vinculación de indicadores con Programas Presupuestarios (PP) y Matrices de Indicadores para Resultados (MIR)
Aplicación del Reconocimiento SINDES©, para institucionalizar y anclar avances.

Las actividades se ajustan en función del perfil de cada gobierno o entidad pública, pues hay particularidades que deben atenderse. Asimismo, en el plan de trabajo a desarrollar se toma en consideración los avances que se tienen en la materia, es decir, se aprovecha lo existente.

LOS BENEFICIOS

Identificación de las áreas de oportunidad del SED con la aplicación del Diagnóstico SINDES.
Tenencia de SED con marco conceptual y operativo debidamente definido.
Tenencia de fichas técnicas de indicadores con solidez conceptual y operativa.
Tenencia de formulario Excel para procesar los indicadores y generar resultados.
Consolidación de la Gestión para Resultados (GpR) al fortalecer su componente SED (el otro es PbR).
Arraigamiento entre el personal de habilidades para desarrollar indicadores.
Enriquecimiento del marco normativo que regula al SED, el cual refuerza la institucionalidad de este y le brinda certidumbre operativa.
Motivación al personal vinculado con el SED y reconocimiento a los directivos si se participa en Reconocimiento SINDES.
Consolidación de una cultura de medición y evaluación en la estructura organizacional.
Contribuye a heredar un SED consolidado al siguiente gobierno o administración.

FORMULARIO EXCEL PARA PROCESAR INDICADORES

Adquirir un programa informático o software especializado para almacenar y procesar los indicadores es muy costoso y además requiere de un pago por mantenimiento o actualización. De hecho, muchos gobiernos y entidades públicas no requiere un software especializado debido a su pequeño tamaño organizacional.

Asimismo, almacenar y procesar los indicadores en archivos separados es una tarea compleja y laboriosa que puede llevar a generar errores.

Si su gobierno u organización no posee una herramienta básica y funcional para almacenar y procesar los indicadores, ICMA-ML puede desarrollar un formulario utilizando el programa Excel de Microsoft, el cual está instalado en casi cualquier computadora, por lo que no se requiere instalar o adquirir un software adicional.

Mediante este formulario su gobierno o entidad pública podrá:

Almacenar los datos e indicadores de sus planes, Programas Presupuestarios (PP) y Matrices de Indicadores para Resultados (MIR).
Recopilar los datos generados por las áreas y que son necesarios para obtener los resultados de los indicadores.
Monitorear el desempeño de las áreas.
Contrastar las metas programadas contra los resultados obtenidos.
Graficar los resultados de indicadores para elaborar reportes e informes.
Dejar registro y memoria de los resultados obtenidos por el gobierno o la entidad.

No complique la recopilación de datos para procesar sus indicadores y tampoco gaste de más en un software costoso y complejo. Deje que ICMA-ML le ayude elaborando su formulario Excel.

MÁS INFORMACIÓN

Para información adicional sobre este programa o si requiere una propuesta formal sobre el mismo, escríbanos a informes@icmaml.org

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